Amostra-testemunha é sua garantia, não assine documentos de recusa!

A amostra-testemunha é uma importante garantia aos revendedores e uma conquista, sendo a única prova à favor da revenda.  

Mais uma vez, o sindicato reitera o alerta aos revendedores.

A amostra-testemunha é, segundo a legislação, um instrumento de prova em defesa administrativa ou judicial, por isso, tem um valor inestimável para o revendedor comprovar na íntegra que não tem culpa em relação à eventual não-conformidade detectada.

Sem a amostra testemunha, é impossível comprovar que o posto recebeu o combustível com determinada característica fora de especificação, especialmente quanto àquelas que não podem ser avaliadas pelos postos nos testes de qualidade, mas são cobradas pelos órgãos de fiscalização, como teor de biodiesel, ponto de fulgor, pH, condutividade elétrica, entre outras.

Além disso, a guarda das amostras-testemunha por alguns meses após a ação de fiscalização é de grande relevância, pois há casos em que os resultados das análises laboratoriais demoram muito tempo para serem recebidos pelas equipes de fiscalização e chegarem em forma de Notificação aos postos.

Nesse contexto, vale o alerta a todos os revendedores sobre documentos que acabam sendo elaborados por algumas distribuidoras visando isentar a companhia do fornecimento de amostra-testemunha contrariando a obrigação prevista na Resolução ANP 44/2013. 

Siga as orientações abaixo e evite surpresas e problemas futuros:

1. Amostra-testemunha deve ser coletada de todos os compartimentos que contenham os produtos a serem recebidos.

2. Devem ser armazenadas em frasco de vidro escuro ou de polietileno de alta densidade (fornecido pela distribuidora), com volume de 1 litro, fechadas com batoque e tampa plástica, e armazenada em local arejado, sem incidência direta de luz e não próximas a fontes de calor.

3. Os frascos devem ser guardados dentro do envelope de segurança fornecido pela distribuidora. O envelope deve ser preenchido com as informações solicitadas, sendo imprescindíveis as assinaturas dos responsáveis (distribuidora e revendedor).

Quando a entrega for responsabilidade da distribuidora, a amostra deve ser coletada e inserida no envelope ainda com o motorista presente, pois ele deverá assinar o envelope pelo fornecedor.

Caso o produto seja retirado pelo revendedor, a coleta e assinatura são feitas ainda na distribuidora, sendo que o motorista assina como responsável pela parte do revendedor.

4. Apesar de constar na Resolução 9/07 que o revendedor deverá apresentar amostras-testemunha referentes aos 3 últimos recebimentos, é recomendável guardar pelo menos amostras das últimas quatro ou cinco descargas, pois existem contaminações ou não-conformidades que podem ser identificadas mesmo depois de várias cargas, e para fins de investigação seriam muito importantes.

6. Os lacres dos compartimentos superiores e inferiores devem ser guardados dentro do envelope de segurança, junto com a amostra. (OBS: não abrir nem grampear o envelope de segurança – se necessário, só usar fita adevisa).

Em caso de retirada, os lacres também devem ser guardados em um saco plástico do lado de fora, pois o envelope de segurança já estará lacrado e não pode ser aberto em hipótese alguma, nem analisado por laboratório privado, somente nos estaduais e federais credenciados à ANP, e com sua anuência.

É necessário observar também se os lacres dos bocais correspondem aos registrados na documentação fiscal.

7. O número/código do envelope de segurança deverá ser anotado no canhoto da nota fiscal pelo representante do distribuidor e conferido por representante do revendedor no ato da coleta.

Caso o revendedor perceba que o distribuidor não fez a anotação, faça por conta.

Se for feita retirada, o motorista deve estar orientado a fazê-lo ainda na base de carregamento, senão, tudo fica invalidado.

8. Por fim, ressaltamos uma dica vital: Se você for fiscalizado, não descarte as amostras-testemunhas.

Deixe as últimas guardadas por tempo indeterminado. Há revendedor notificado meses após ter sido fiscalizado que acaba pagando um preço muito alto por não tê-las guardado.